Apartman genel kurulu, kat maliklerinin bir araya gelip apartmanın geleceğine dair kararları aldığı en önemli toplantıdır. Yönetici seçiminden aidat artışına, büyük onarımdan bütçe planına kadar her şey bu toplantıda netleşir. Ancak tek bir eksik çağrı ya da yanlış hesaplanan yeter sayı, alınan bütün kararları geçersiz kılabilir. Bu rehberde genel kurulu baştan sona, adım adım anlatıyoruz.
Apartman yönetiminde kararları tek başına yönetici alamaz. Aidat miktarı, personel çalıştırma, ortak alan kullanımı ve onarım gibi konularda son söz kat malikleri kuruluna aittir.
Toplantıyı doğru yapmazsanız şunlar yaşanır:
Bu yüzden çağrı usulünden karar defterine kadar her ayrıntıyı bilmek, apartman yöneticisinin ve kat maliklerinin işini kolaylaştırır.
Genel kurulun kurallarını Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) düzenler. Kanunun 29 ila 33. maddeleri toplantı zamanını, çağrı usulünü, yeter sayıyı ve karar düzenini tek tek tarif eder. Uygulamada en çok karıştırılan konular da bu maddelerde toplanır.
Madde 29 toplantı zamanını, madde 30 toplantı ve karar yeter sayısını koyar. Takip eden maddeler çağrı, karar defteri ve vekalet kurallarını düzenler. Aşağıda hepsini günlük dille açıkladık.
Kanuna göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanını yönetim planı belirler. Yönetim planında yazılı bir zaman yoksa kurul, her takvim yılının ilk ayı içinde yani Ocak ayında toplanır.
Toplantıyı çağırma görevi öncelikle yöneticidedir. Yönetici toplantıyı çağırmazsa ya da zamanında toplamazsa, herhangi bir kat maliki de kurulu toplantıya çağırabilir. Yani "yönetici çağırmadı" diye bir mazeret üretemezsiniz; kat malikleri inisiyatifi ele alabilir.
Çağrı, genel kurulun en kritik adımıdır. Hatalı bir çağrı, toplantının tamamını sakatlar. Çağrıyı toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapmanız ve bu süre içinde kat maliklerine ulaştırmanız gerekir.
Çağrıyı yazılı yapın. Sözlü bildirim ya da apartman kapısına asılan tek bir duyuru, itiraz halinde ispat gücü taşımaz. Yazılı çağrıyı şu yollardan biriyle iletin:
Çağrı metninde bulunması gereken bilgiler şunlardır:
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Toplantı tarihi ve saati | Gün, ay, yıl ve saat net yazılır |
| Toplantı yeri | Apartman salonu, ortak alan veya belirlenen adres |
| Gündem maddeleri | Görüşülecek konular sırayla listelenir |
| İkinci toplantı bilgisi | Yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihi ve yeri |
Gündem, toplantının yol haritasıdır. Kanuna göre gündemde yer almayan konu görüşülemez; tek istisna, hazır bulunanların oybirliğiyle gündeme madde eklemesidir.
İyi hazırlanmış bir genel kurul gündemi şu maddeleri içerir:
Gündemi çağrıyla birlikte bildirin. Böylece kat malikleri toplantıya hazırlıklı gelir, kimi konuları aile içinde ya da komşularıyla önceden konuşur.
Yeter sayı, bir toplantının geçerli olması için hazır bulunması gereken kat maliki ve arsa payı oranıdır. KMK'nın 30. maddesi burada çifte çoğunluk arar. Yani sadece kat maliki sayısına değil, arsa payına da bakarsınız.
İlk toplantının yapılabilmesi için kat maliki sayısının ve arsa payının yarısından fazlası hazır bulunmalıdır. Örnek verelim: 10 bağımsız bölümlü bir apartmanda en az 6 kat maliki katılmalı ve bu 6 malikin arsa payı toplamı da yüzde 50'nin üzerinde olmalıdır.
| Toplantı | Toplantı yeter sayısı | Karar yeter sayısı |
|---|---|---|
| İlk toplantı | Sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla | Toplantıya katılanların çoğunluğu |
| İkinci toplantı | Yeter sayı aranmaz | Katılanların salt çoğunluğu |
Arsa payı hesabını atlamayın. Yüzde 50'nin altında kalan bir toplantı, kat maliki sayısı ne kadar yüksek olursa olsun geçersizdir. Tapudaki arsa payı oranlarını toplantı öncesinde çıkarıp hazır bulundurun.
İlk toplantıda kararlar, toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır. Her kat malikinin oyu, arsa payı oranında ağırlık taşır. Birden fazla bağımsız bölümü olan malik, her bölüm için ayrı oy kullanır.
Bazı kararlar ise normal çoğunlukla alınamaz. Ortak yerlerde yapılacak büyük değişiklikler, asansör yenileme, ısıtma sistemi değiştirme gibi önemli işler için sayı ve arsa payı bakımından beşte dört (4/5) çoğunluk gerekir.
| Karar türü | Gereken oran | Örnek konular |
|---|---|---|
| Olağan kararlar | Katılanların çoğunluğu | Yönetici seçimi, aidat belirleme, rutin bakım |
| Önemli işler | Sayı ve arsa payı bakımından 4/5 | Ortak yerlerde büyük değişiklik, asansör, ısıtma sistemi |
Oylamayı açık yapın, her madde için ayrı oylama yapıp sonucu tutanağa işleyin.
İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa panik yok. Kanun ikinci bir toplantı için kapı bırakır. İkinci toplantıyı ilk toplantıdan en geç 15 gün sonra yaparsınız. İkinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz; kaç kişi gelirse gelsin, katılanların salt çoğunluğuyla karar alırsınız.
Bu kural, katılmayanların apartmanın yönetimini kilitlemesini önler. İlk toplantıya katılmayan malikler, ikinci toplantıda alınan kararlara da uymak zorundadır. Bu yüzden ilk çağrıya ikinci toplantının tarihini yazmak büyük kolaylık sağlar.
| İşlem | Süre |
|---|---|
| Toplantı çağrısı | Toplantıdan en az 15 gün önce |
| İkinci toplantı | İlk toplantıdan en geç 15 gün sonra |
| Olağan genel kurul | Yılda en az 1 kez, yönetim planı yoksa Ocak ayı içinde |
Her kat maliki toplantıya bizzat katılamayabilir. Bu durumda malik kendisini yazılı vekaletnameyle temsil ettirir; vekaletnameyi toplantıdan önce hazırlayıp divana sunarsınız.
Vekalette şu noktalara dikkat edin:
Kiracılar oy kullanamaz. Kiracı toplantıya katılabilir, görüş bildirebilir ancak oy hakkı kat malikine aittir. Kiracıyı vekil tayin etmek mümkündür, yeter ki malikin yazılı vekaleti bulunsun.
Alınan kararların geçerli olması için yazıya dökülmesi şarttır. Kararları noter onaylı karar defterine yazın ve toplantıya katılan kat maliklerine imzalatın. İmzasız bir karar, ileride itiraz konusu olur.
Tutanakta şu bilgiler yer almalıdır:
Karar defterini toplantıdan hemen sonra imzalatın. Günler sonra imza toplamaya çalışmak hem zahmetli hem de itirazlara açık bir yöntemdir.
Yıllardır yüzlerce genel kurul yönetiyoruz. Aynı hataların tekrar tekrar yapıldığını görüyoruz. İşte en sık karşılaştığımız hatalar ve doğruları:
| Hata | Doğrusu |
|---|---|
| Çağrıyı 15 günden geç yapmak | Çağrıyı en az 15 gün önceden, yazılı yapmak |
| Çağrıyı sözlü ya da sadece WhatsApp üzerinden yapmak | İmza karşılığı ya da taahhütlü mektupla yazılı çağrı |
| Yeter sayıyı yalnızca kişi sayısına göre hesaplamak | Arsa payı oranlarını da toplayıp yarıdan fazlayı kontrol etmek |
| Gündemi çağrıyla bildirmemek | Gündem maddelerini çağrı metnine eklemek |
| Vekaletleri yazılı almamak | Her vekil için yazılı vekaletname toplamak |
| Karar defterine imza aldırmamak | Kararları deftere yazıp toplantı sonunda imzalatmak |
| Gündemde olmayan konuyu görüşmek | Yalnızca gündemdeki maddeleri görüşmek, gerekirse oybirliğiyle ekleme yapmak |
S: Genel kurul yılda kaç kez yapılır?
C: En az bir kez yapılır. Yönetim planında yazılı zaman yoksa her yılın Ocak ayı içinde toplanır. Gerekirse olağanüstü toplantı da düzenleyebilirsiniz.
S: Toplantı çağrısını kaç gün önce yapmalıyım?
C: Toplantıdan en az 15 gün önce yapmalısınız. Çağrının bu süre içinde kat maliklerine ulaşması da gerekir.
S: İlk toplantıda yeter sayı nedir?
C: Kat maliki sayısının ve arsa payının yarısından fazlası hazır bulunmalıdır. İki koşul aynı anda aranır.
S: İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ne yaparım?
C: İkinci toplantıyı en geç 15 gün sonra düzenlersiniz. İkinci toplantıda yeter sayı aranmaz.
S: İkinci toplantıda kaç kişiyle karar alınır?
C: Kaç kişi katılırsa katılsın, katılanların salt çoğunluğuyla karar alırsınız.
S: Kiracı genel kurulda oy kullanabilir mi?
C: Hayır. Oy hakkı yalnızca kat malikine aittir. Kiracı ancak malikin yazılı vekaletiyle temsilci olarak oy kullanabilir.
S: Vekaletname nasıl olmalı?
C: Yazılı olmalı, malikin ve vekilin kimlik bilgilerini ve hangi toplantı için verildiğini içermelidir. Sözlü vekalet geçerli değildir.
S: Gündemde olmayan bir konuyu görüşebilir miyiz?
C: Hayır. Gündemde olmayan konu görüşülemez. Hazır bulunanların oybirliğiyle gündeme yeni madde ekleyebilirsiniz.
S: Karar defteri tutmak zorunlu mu?
C: Evet. Alınan kararları yazıya döküp toplantıya katılanlara imzalatmanız gerekir. Noter onaylı karar defteri kullanmak en güvenli yoldur.
S: Hangi kararlar için 4/5 çoğunluk gerekir?
C: Ortak yerlerde büyük değişiklik, asansör yenileme ve ısıtma sistemi değişimi gibi önemli işler için sayı ve arsa payı bakımından beşte dört çoğunluk aranır.
Genel kurul, göründüğünden daha teknik bir süreçtir. Çağrı metninin doğru yazılması, arsa payı hesabının eksiksiz yapılması, tutanağın usulüne uygun tutulması ve itiraz riskinin sıfırlanması deneyim ister. Mersin Yönetim olarak genel kurul sürecinizi baştan sona yürütüyoruz: çağrıyı biz hazırlıyoruz, yeter sayı hesabını biz yapıyoruz, tutanağı biz tutuyoruz.
Mezitli ve Mersin'deki apartman ve site genel kurullarınız için bize ulaşın. İlk görüşme ücretsizdir.
Genel Kurulunuzu Profesyonelce Yönetelim
Çağrı, yeter sayı, tutanak ve itiraz riski: hepsini biz halledelim.