Mali İşler Ekibimiz ve Aylık Döngü Nasıl İşler
Aidat toplamak, fatura ödemek, rapor hazırlamak apartman maliyesi tek başına yürütecek iş değil. Mali İşler departmanımızda muhasebe uzmanları, tahsilat ekibi ve site yöneticileri birlikte çalışır. Bu sayfada ekibimizi, aylık döngüyü, kullandığımız yazılımı ve müstakil hesap yönetimini anlatıyoruz.
Mali İşler Ekibimiz Kimlerden Oluşur
Apartman parası emanet işidir. Bir kişinin hem yöneticilik hem muhasebe yapması hata doğurur. Bizde işi dört ayrı rol üstlenir ve her kuruş en az iki kişinin gözünden geçer.
| Rol | Kim | Ne Yapar |
|---|---|---|
| Mali İşler Sorumlusu | Muhasebe uzmanı | Aidat tahsilatını takip eder, faturaları öder, kasa mutabakatı yapar |
| Serbest Muhasebeci Mali Müşavir | SMMM danışman | Beyanname, defter, yasal uyum ve vergi danışmanlığı yürütür |
| Saha / Tahsilat Ekibi | Site yöneticisi | Ödemeyen daireyle görüşür, tebligat ve icra sürecini yönetir |
| Denetim | Bağımsız kontrol | Aylık raporları site yönetim kuruluna sunar |
Bu yapı tek başına güven yaratır. Kat maliki parayı kimin topladığını, kimin ödediğini ve kimin denetlediğini bilir.
Aylık Döngü: Bir Ayda Neler Olur
Apartman maliyesi her ay aynı ritimde ilerler. Biz bu takvimi sabit tuttuk, böylece hiçbir adım atlanmaz ve hiçbir fatura gecikmez.
| Dönem | İş | Kim Yürütür |
|---|---|---|
| Ayın 1-5'i | Aidat makbuzları kesilir, SMS ve portal bildirimi gönderilir | Mali İşler Sorumlusu |
| Ayın 1-15'i | Aidat tahsilatı: banka havalesi, online ödeme, elden makbuz | Tahsilat Ekibi |
| Ayın 10-25'i | Elektrik, su, asansör, personel ve bakım faturaları ödenir | Mali İşler Sorumlusu |
| Ayın 25-30'u | Kasa mutabakatı, banka ekstresi kontrolü, aylık rapor | Denetim |
Ay sonunda kat maliki portalda o ayki gelir gider dökümünü görür. Sürpriz olmaz, soru işareti kalmaz.
Aidat Toplama Nasıl İşler
En çok zaman alan iş aidat toplamadır. Biz bunu üç kanaldan yürütürüz: banka havalesi, online ödeme ve elden makbuz. Her ödeme anında sisteme düşer, kimse "ben ödedim ama kayıtlarda yok" diyemez.
Ödemeyen daireler için de net bir sıralama var. Önce güler yüzle ararız, sonra yazılı bildirim bırakırız, olmazsa tebligat ve icra sürecini başlatırız. Mezitli'de yönettiğimiz bir sitede tahsilat oranını iki ay içinde yüzde 78'den yüzde 96'ya çıkardık. Sır, düzenli takip ve her dairenin borcunu kendi ekranında görmesidir.
Fatura Ödeme Süreci
Apartman giderleri ayın farklı günlerinde gelir: elektrik, su, asansör bakımı, temizlik personeli, kapıcı maaşı, sigorta primi. Her birinin son ödeme tarihi ayrıdır. Bir fatura unutulursa gecikme faizi işler, elektrik kesilir, personel maaşını alamaz.
Biz tüm faturaları tek listede toplar, son ödeme tarihine göre sıralar ve müstakil hesaptan öderiz. Her ödemenin dekontu portala yüklenir. Kat maliki "bu fatura gerçekten ödendi mi" diye sorduğunda cevap tek tıkla çıkar.
Hangi Yazılım ve Portal Kullanıyoruz
Kağıt defter ve Excel devri kapandı. Mali İşler ekibimiz tüm kayıtları muhasebe programı ve siteye özel online portal üzerinden yürütür. Sistem şu işleri kendiliğinden yapar:
- Aidat makbuzu kesme ve SMS ile bildirme
- Banka hesabıyla otomatik mutabakat
- Fatura girişi ve son ödeme tarihi uyarısı
- Daire bazlı borç alacak listesi
- Aylık gelir gider raporu üretme
Portalın en sevdiğimiz yanı şeffaflık. Kat maliki kendi şifresiyle girer, dairesinin borcunu ve site kasasının durumunu görür. Yönetici yönetim kurulu ekranından tüm daireleri tek bakışta izler.
Müstakil Banka Hesabı Yönetimi
Apartman parası asla bir kişinin şahsi hesabında durmaz. Her site için apartman adına açılmış müstakil bir banka hesabı yönetiriz. Aidatlar bu hesaba iner, faturalar bu hesaptan çıkar. Hesaptan para çıkışı çift imzayla olur, böylece tek kişinin inisiyatifine kalmaz.
Müstakil hesabın faydasını ve nasıl açıldığını ayrıntılı anlattığımız Şeffaf Mali Yönetim hizmetimiz sayfasına da bakabilirsiniz. Orada avantajlara, burada ekibin hesabı nasıl işlettiğine odaklanıyoruz.
Aylık Raporlama: Yönetici ve Kat Maliki Ne Alır
Her ay sonunda iki ayrı rapor hazırlarız. Yönetim kuruluna detaylı döküm gider, kat malikine de özet. Raporun içinde şunlar yer alır:
- Dönem başı kasa ve banka bakiyesi
- Toplanan aidat toplamı ve ödeme yüzdesi
- Ödenen faturaların kalem kalem listesi
- Bekleyen borçlar ve alacaklar
- Gelecek ay için planlanan giderler
Rapor her ayın son iş günü portala yüklenir. Genel kurulda "para nereye gitti" sorusu sorulmaz, çünkü cevap zaten herkesin ekranındadır.
Mersin'den Gerçek Örnekler
Laf değil iş. İşte ekibimizin Mersin'de yürüttüğü üç örnek:
Mezitli, Menderes Mahallesi: 24 daireli bir apartmanın yöneticisi aidat toplamaktan yorulmuş, faturaları kendi cebinden ödüyordu. Mali İşler ekibimiz devraldı, üç ayda birikmiş 68.000 TL alacağı tahsil etti ve yöneticiyi cebinden ödeme yapmaktan kurtardı.
Yenişehir, 3 bloklu site: Personel maaşları ve asansör bakımı sürekli gecikiyordu. Fatura takvimini sabitledik, artık tüm ödemeler ayın 10'unda düzenli çıkıyor. Personel memnun, site huzurlu.
Toroslar, eski bina: Hiç kayıt tutulmuyordu. Sıfırdan portal kurduk, geçmiş iki yılın faturalarını tek tek sisteme işledik. Artık site geçmişini de görebiliyor.
Apartman Gider Kalemleri Nelerdir
Bir apartmanın her ay ödediği kalemler bellidir. Aşağıda tipik bir Mersin apartmanının aylık gider dökümünü görüyorsunuz.
| Gider Kalemi | Sıklık | Açıklama |
|---|---|---|
| Elektrik (ortak alan) | Aylık | Merdiven, asansör, bahçe aydınlatması |
| Su (ortak alan) | Aylık | Bahçe sulama, temizlik |
| Asansör bakımı | Aylık | Periyodik bakım sözleşmesi |
| Personel (kapıcı, temizlik) | Aylık | Maaş, SGK primi |
| Sigorta | Yıllık | Bina ve DASK sigortası |
| Bakım onarım | Değişken | Boya, çatı, tesisat işleri |
Sık Yapılan Hatalar
Devraldığımız sitelerde en sık gördüğümüz hatalar şunlar:
- Aidatları yöneticinin şahsi hesabına toplamak
- Fatura ve makbuzları kutuya atmak, kayda girmemek
- Ödenmeyen aidatları takip etmeyip üstünü kapatmak
- Personel maaşını elden ve dekontsuz vermek
- Genel kurula gelir gider tablosu sunmamak
Bu hataların her biri ileride büyük soruna döner. Bizim işimiz bunların hiçbirinin yaşanmadığı bir düzen kurmaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
Mali İşler hizmeti hangi sitelere uygun?
8 daireden 300 daireye kadar apartman ve sitelere. Tek blok da olur, çok bloklu site de.
Aidatları kim topluyor?
Tahsilat ekibimiz. Kat maliki banka havalesi, online ödeme veya elden makbuzla öder, her ödeme anında sisteme işlenir.
Müstakil hesap zorunlu mu?
Zorunlu değil ama bizim şartımız. Apartman parası şahsi hesapta durmaz, her site için ayrı hesap açarız.
Raporu ne zaman alırım?
Her ay sonunda. Yönetim kurulu detaylı döküm, kat maliki özet alır. İkisi de portala yüklenir.
Faturalar gecikirse ne olur?
Bizim takvimde gecikme olmaz. Son ödeme tarihi uyarısı sistemden gelir, fatura vaktinde ödenir.
Borçlu daireyi nasıl takip ediyorsunuz?
Önce arar, sonra yazılı bildirim bırakır, olmazsa tebligat ve icra sürecini başlatırız. Her adım kayıt altındadır.
Muhasebe kayıtlarını kim denetliyor?
Bağımsız denetim ve SMMM danışmanımız. Her kuruş en az iki kişinin kontrolünden geçer.
Hangi bankalarla çalışıyorsunuz?
Mersin'de şubesi yaygın bankalarla. Sitenin mevcut hesabını da taşıyabiliriz, yeni hesap da açabiliriz.
Mevcut yöneticiyle nasıl devir yapıyorsunuz?
Önce kasa sayımı ve borç alacak listesi çıkarırız, tutanakla devralırız. Devir sırasında eksik olan varsa tek tek kaydedilir.