Mersin Yönetim Hukuk Departmanı: Ekipten İşleyişe

Departmanda Kimler Var?

Apartman ve site hukukunda üç ayrı iş vardır: yazışma, takip ve dava. Bunların hepsini tek kişiye yıkmak dosyayı yavaşlatır. Bizim departmanda iki avukat ve iki hukuk asistanı çalışır. Avukatlar dilekçeyi yazar, duruşmaya girer, dava stratejisini kurar. Asistanlar dosyayı takip eder, tebligatı kontrol eder, evrakları dosyalar. Böylece hiçbir dosya "bakılacaktı, unutuldu" diye sürünmez.

Departmanın arkasında muhasebe ve site yöneticileri durur. Avukat borç tutarını muhasebeden alır, muhasebe ödemeyi avukata bildirir, yönetici kat malikine bilgi verir. Bu dört kişilik yapı tek çatı altında çalıştığı için bilgi arada kaybolmaz.

Avukatların Uzmanlık Alanı

Bünyemizdeki avukatlar genel avukatlık değil, Kat Mülkiyeti Kanunu (634 sayılı) üzerine çalışır. Aidat icrası, genel kurul iptali, yönetici azli, ihtarname, ortak alan müdahalesi. Bu alanı her avukat bilmez; bizim avukatlarımızın günlük işi tam da budur. Yılda onlarca aidat dosyası açtıkları için sürecin neresinde ne olacağını bilirler.

Dosyalarımızın neredeyse tamamı Sulh Hukuk Mahkemesi ve icra dairelerinde görülür. Avukatımız Mersin icra dairelerindeki uygulamayı, hakimlerin hangi belgeye baktığını, hangi savunmanın işe yaradığını dosya üstünden öğrenmiştir, kitaptan değil. Bu pratik birikim, davayı açılmadan önce kazanır.

Hukuk Asistanları Ne Yapar?

Bir dosyanın kaybedilmesinin en sık sebebi kötü dilekçe değil, kaçırılan süre ve kaybolan evraktır. Asistanlarımız tam burada devreye girer. Her sabah açık dosya listesini çıkarır, o gün hangi dosyada hangi sürenin dolduğunu kontrol eder, tebligatları takip eder. İcra dairesine gidecek evrakı, mahkemeye yetişecek dilekçeyi günü gününe hazırlar.

Asistanın işi kırtasiye değildir. Borçluya gönderilecek ödeme emrinin doğru adrese çıkıp çıkmadığını, haciz talebinin hangi bankalara gittiğini, itiraz süresinin hangi gün dolduğunu o bilir. Süre kaçtığında dosya elden gider; asistan tam da bu yüzden dosyanın bekçisidir.

Günlük İşleyiş: Sabah Listesiyle Başlar

Departman güne tek bir listeyle başlar: bugün hangi dosyada ne var? Süre dolacak mı? Duruşma var mı? Tebligat geldi mi? Liste net olunca iş bölümü de netleşir. Avukat dilekçeye ve duruşmaya odaklanır, asistan evrak ve süreye, muhasebe aidat durumuna. Yönetici aynı gün bilgilendirilir; çünkü çoğu borçluya önce telefon açılır, telefonda çözülen dosya icraya hiç gitmez.

Bir aidat dosyasının tipik akışı şöyle ilerler: ilk ay ödeme gelmezse yönetici telefon açar. İkinci ay ihtarname gider. Üçüncü ay icra takibi açılır. Her adımın sorumlusu bellidir, her adım aynı gün dosyaya işlenir. Bu yüzden bizim yönettiğimiz sitelerde borç birikmez, küçükken yakalanır.

Dosya Takip Sistemi

İcra dosyalarını kafadan ya da karalanmış defterden takip etmeyiz. UYAP üzerinden dosya sorgusu, kendi takip tablomuz ve her dosya için ayrı kontrol listesi kullanırız. Her dosyanın son durumu tabloda yazar: hangi aşamada, sıradaki adım ne, süre ne zaman doluyor. Haftalık toplantıda bu tablo baştan sona gözden geçirilir, takılan dosya varsa aynı hafta çözülür.

İhtarname Şablonları

Her ihtarnameyi sıfırdan yazmayız. Departmanda yıllar içinde olgunlaşmış şablonlar durur: aidat ihtarı, ortak alan işgali ihtarı, gürültü ihtarı, izinsiz tadilat ihtarı. Avukat şablonu alır, dosyanın tarihini, borç tutarını, muhatabı doldurur, dayandığı kanun maddesini ekler. Bu hem hız kazandırır hem de unutulan madde bırakmaz.

Şablon tek başına yetmez ama doğru doldurulmuş şablon, yarım yamalak yazılmış tek seferlik metinden her zaman iyidir. Kötü bir ihtarname karşı tarafın eline koz verir. İyi bir ihtarnamede borcun ne olduğu, dayanağı, ödeme süresi ve süre sonunda hangi yola başvurulacağı açıkça yazar. Bizim şablonlarımızda bu dört başlık hep eksiksiz durur.

Ekip Üyelerinin Deneyimi

Departmanda unvan değil, dosya sayısı konuşur. Herkesin kaç yıldır bu işin içinde olduğunu ve hangi işi yürüttüğünü şöyle özetleyebiliriz:

Bu dört kişi aynı odada çalışır. Dosya birinden diğerine geçerken elden ele değil, masadan masaya geçer; herkes dosyanın geçmişini bilir.

Mezitli'de Kazanılan Aidat İcra Dosyaları

Mezitli'de 40 daireli bir sitede 12 daire aidat borcu biriktirmişti. Toplam borç 400 bin lirayı geçmişti. Departman üç ay boyunca düzenli takip yürüttü: önce telefon, sonra ihtarname, olmayanlara icra. Üç ayın sonunda 11 dosya kapanmıştı, yalnızca biri haciz aşamasına kalmıştı. O da maaş hacziyle üç ay içinde tahsil edildi. Dosyaların hiçbirinde ek avukatlık masrafı çıkmadı.

Bu dosyanın kazanılması avukatın değil, sistemin zaferiydi. Borçlar küçükken fark edildi, her daireye aynı gün aynı sırayla gidildi, kimseye torpil yapılmadı. Borçlu da "herkes ödeyince ben de öderim" mantığını bıraktı; çünkü yönetimin herkese eşit davrandığını gördü.

Yenişehir'de Kazanılan Dosyalar

Yenişehir'de 28 daireli bir sitede tek daire üç yıldır ödeme yapmıyordu. Borç, gecikme tazminatıyla birlikte 180 bin lirayı bulmuştu. Eski yönetim dosyayı dışarıdan bir büroya vermiş, büro iki yıl sonuç alamamıştı. Devraldığımızda dosyayı geri çektik, takibi yeniden açtık, banka hesaplarına ve maaşa haciz koyduk. Sekiz ay içinde borç kapandı.

Yöneticiyle Koordinasyon

Hukuk departmanı yöneticiden kopuk çalışmaz. Avukat, yönetici ve muhasebe aynı masada oturur. Yönetici hangi dairenin iki aydır ödemediğini bilir, avukat aynı gün ihtar hazırlar. Haftalık dosya toplantısında yöneticiye hangi dosyanın nerede olduğu raporlanır, yönetici de kat maliklerine net hesap verir. Apartman hukuku kopuk iletişimle değil, aynı masayla yürür.

Kat malikinin en çok şikayet ettiği şey belirsizliktir: "Dosyam nerede, ne olacak, kim bakıyor?" Bizde bu sorunun cevabı her zaman hazırdır. Departman haftalık raporu yöneticiye verir, yönetici isterse aynı raporu kat malikine açar. Şeffaflık, dosyanın kazanılması kadar önemlidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Departmanda kaç kişi çalışıyor?

İki avukat ve iki hukuk asistanı var. Arkalarında muhasebe ve site yöneticileri durur. Hepsi tek çatı altında, aynı odada çalışır.

Avukatlarınız gerçekten kendi bünyenizde mi?

Evet. Dışarıdan avukat tutmayız, dosyalarımızı başka büroya devretmeyiz. Avukatlarımız yönetim ekibinin parçasıdır, maaşları yönetim ücretinin içindedir.

Dosyamı dışarıdaki bir büroya devreder misiniz?

Hayır. Dosyalar bünyemizde kalır. Yenişehir'de dış büroya verilmiş bir dosyayı devralıp bünyemizde bitirdik; devretmek dosyayı yavaşlatır.

Hukuk asistanları ne iş yapar?

Süreleri ve tebligatları takip eder, evrakları dosyalar, icra dairesi işlemlerini yürütür. Bir dosyanın kaçırılan süre yüzünden kaybedilmesini önleyen kişiler onlardır.

Dosyamın durumunu nasıl öğrenirim?

Haftalık dosya raporu yöneticiye verilir, yönetici istediğinizde o raporu sizinle paylaşır. Belirsizlik bizde olmaz.

İcra takibinde hangi sistemi kullanıyorsunuz?

UYAP üzerinden dosya sorgusu ve kendi takip tablomuz. Her dosyanın son durumu, sıradaki adımı ve süresi bu tabloda yazar.

İhtarname şablonları her dosyada aynı mı?

Şablon iskeleti aynıdır ama borç tutarı, tarih, muhatap ve kanun maddesi her dosyaya göre ayrıca doldurulur. Şablon hız kazandırır, içeriği avukat kurar.

Mezitli ve Yenişehir dışındaki sitelere de bakar mısınız?

Evet. Mersin'in tamamında çalışıyoruz. Örneklerimiz Mezitli ve Yenişehir'den ama Toroslar, Akdeniz ve Erdemli'de de dosyalarımız var.

Ek avukatlık masrafı çıkar mı?

Hayır. Avukatlık, icra ve dava hizmeti yönetim ücretinin içindedir. Dosya masrafı adı altında ayrıca para almayız.

Ekibinize nasıl ulaşırım?

0530 731 18 30 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz. Dosyanızı anlatın, avukatımız aynı gün dönüş yapsın.